W Odoo 18 pojawiła się nowa funkcja, która może znacząco usprawnić pracę z fakturami zakupu – szczególnie w kontekście faktur zaciąganych z KSeF. Obok opisywanej wcześniej funkcji Autouzupełnienia, na fakturach zakupu pojawił się dodatkowy inteligentny przycisk – Dopasowanie zakupu.
Dopasowanie zakupu (ang. Purchase Matching) umożliwia ręczne powiązanie wierszy faktury zakupu z wierszami zatwierdzonego zamówienia zakupu (PO). Dzięki temu możliwe jest uzgodnienie tych dwóch dokumentów bezpośrednio z poziomu faktury lub zamówienia zakupu.
Dopasowanie z poziomu faktury zakupu
Po dodaniu faktury lub zaciągnięciu jej z KSeF Odoo automatycznie tworzy projekt faktury oraz analizuje zawartość dokumentu, starając się rozpoznać dane z poszczególnych pozycji. W niektórych przypadkach system samodzielnie dopasowuje wiersze faktury do odpowiednich pozycji PO.
Jeśli jednak automatyczne dopasowanie nie powiedzie się, użytkownik może ręcznie powiązać fakturę z właściwym zamówieniem zakupu, korzystając z inteligentnego przycisku Dopasowanie zakupu, widocznego na fakturze.
Po kliknięciu przycisku wyświetlany jest widok listy prezentujący wszystkie wiersze zatwierdzonych zamówień zakupu powiązanych z danym kontrahentem.
Aby dokonać dopasowania, należy zaznaczyć odpowiedni wiersz faktury (wyróżniony szarym kolorem), a następnie odpowiadający mu wiersz zamówienia zakupu i użyć opcji Dopasuj. Odoo powiąże oba rekordy, oznaczając je jako uzgodnione. Możliwe jest również jednoczesne dopasowanie wielu pozycji. Wystarczy zaznaczyć kilka wierszy faktury oraz odpowiadające im wiersze zamówień zakupu i wykonać operację zbiorczo, co znacząco przyspiesza pracę.
Warto zwrócić uwagę na jedno istotne zachowanie systemu – jeśli wiersz projektu faktury nie ma przypisanego produktu lub zawiera inną cenę niż zamówienie zakupu, po dopasowaniu dane na fakturze zostają nadpisane danymi z wiersza PO (produkt, cena, ilość).
Po takim uzgodnieniu na pozycji faktury w kolumnie Zamówienie zakupu pojawia się numer uzgodnionego PO.
Dopasowanie z poziomu zamówienia zakupu
Funkcja działa również w drugą stronę. Na zamówieniu zakupu dostępny jest przycisk Dopasowywanie rachunku, który pozwala powiązać wiersz projektu faktury zakupu z wierszem zamówienia – bez konieczności przechodzenia na fakturę.
Dodawanie pozycji faktury do zamówienia zakupu
W przypadku otrzymania od dostawcy faktury zaliczkowej, można ją powiązać z zamówieniem zakupu. Opcja ta jest dostępna w widoku dopasowania poprzez przycisk Dodaj do ZZ .
Po wybraniu danego zamówienia zakupu i kliknięciu Dodaj zaliczkę pozycja pojawia się na zamówieniu zakupu i zostaje uzgodniona z fakturą (wartość PO nie zmienia się).
Gdy otrzymamy fakturę końcową, przy uzgadnianiu należy wybrać zarówno produkt z danego zamówienia zakupu, jak i linię odpowiadającą wcześniejszej zaliczce.
Dzięki temu na fakturze pojawi się pozycja produktu pomniejszona o wartość zaliczki, a cała faktura zostanie w pełni uzgodniona z PO.
Jeśli wiersz faktury zawiera już przypisany produkt (a nie jedynie etykietę), pojawia się dodatkowa opcja – przycisk Dodaj produkty. Umożliwia on dodanie produktu bezpośrednio do zamówienia zakupu jako osobnej pozycji (a nie zaliczki). Przydaje się w sytuacji, gdy np. produkt został domówiony telefonicznie i nie znalazł się na pierwotnym zamówieniu.
Po kliknięciu przycisku nowa pozycja pojawia się na zamówieniu zakupu i zostaje uzgodniona z wierszem faktury, a wartość zamówienia zostaje zaktualizowana. Dodatkowo jeśli dodany produkt jest produktem rejestrowanym (o typie towar z zaznaczoną opcją śledź magazyn) to system automatycznie tworzy nowy, oczekujący dokument magazynowy przyjęcia towaru.
Tworzenie zamówienia zakupu na podstawie faktury
Funkcja Dopasowanie zakupu pozwala również na odwrócenie typowego scenariusza – jeśli najpierw pojawia się faktura zakupu (np. zaciągnięta z KSeF), a nie istnieje jeszcze dla niej żadne zamówienie zakupu, można je utworzyć bezpośrednio na podstawie tejże faktury.
Na wierszu faktury musi być przypisany produkt. Należy zaznaczyć taki wiersz i kliknąć przycisk Dodaj do ZZ . W wyświetlonym widoku, bez wybierania żadnego istniejącego zamówienia zakupu, należy kliknąć przycisk Dodaj produkty.
W efekcie powstaje nowe zamówienie zakupu zawierające dany produkt, automatycznie uzgodnione z wierszem faktury. Jednocześnie tworzony jest oczekujący dokument magazynowy przyjęcia towaru, który wymaga zatwierdzenia.
Zamówienia zakupu można w ten sposób tworzyć zarówno dla faktur w wersji roboczej, jak i tych już zaksięgowanych.
Analogiczny mechanizm działa również w przypadku, gdy jako pierwsza pojawia się faktura zaliczkowa, dla której nie istnieje jeszcze żadne zamówienie zakupu. Postępuje się wówczas w podobny sposób – po zaznaczeniu wiersza faktury i kliknięciu Dodaj do ZZ, bez wybierania istniejącego zamówienia zakupu, należy kliknąć przycisk Dodaj zaliczkę.
W tym przypadku Odoo tworzy nowe, niezatwierdzone jeszcze zapytanie ofertowe z dodaną linią zaliczki. Na tak utworzonej ofercie można następnie dodać właściwy produkt i zatwierdzić zamówienie.
Dopasowanie zakupu w Odoo (od wersji 18) – jak powiązać fakturę zakupu z zamówieniem?