W Odoo 18 pojawiła się nowa funkcja, która może znacząco usprawnić pracę z fakturami zakupu – szczególnie w kontekście faktur zaciąganych z KSeF. Obok opisywanej wcześniej funkcji Autouzupełnienia, na fakturach zakupu pojawił się dodatkowy inteligentny przycisk – Dopasowanie zakupu.
Dopasowanie zakupu (ang. Purchase Matching) umożliwia ręczne powiązanie wierszy faktury zakupu z wierszami zatwierdzonego zamówienia zakupu (PO). Dzięki temu możliwe jest uzgodnienie tych dwóch dokumentów bezpośrednio z poziomu faktury lub zamówienia zakupu.
Dopasowanie z poziomu faktury zakupu
Po dodaniu faktury lub zaciągnięciu jej z KSeF Odoo automatycznie tworzy projekt faktury oraz analizuje zawartość dokumentu, starając się rozpoznać dane z poszczególnych pozycji. W niektórych przypadkach system samodzielnie dopasowuje wiersze faktury do odpowiednich pozycji PO.
Jeśli jednak automatyczne dopasowanie nie powiedzie się, użytkownik może ręcznie powiązać fakturę z właściwym zamówieniem zakupu, korzystając z inteligentnego przycisku Dopasowanie zakupu, widocznego na fakturze.
Po kliknięciu przycisku wyświetlany jest widok listy prezentujący wszystkie wiersze zatwierdzonych zamówień zakupu powiązanych z danym kontrahentem.
Aby dokonać dopasowania, należy zaznaczyć odpowiedni wiersz faktury (wyróżniony szarym kolorem), a następnie odpowiadający mu wiersz zamówienia zakupu i użyć opcji Dopasuj. Odoo powiąże oba rekordy, oznaczając je jako uzgodnione. Możliwe jest również jednoczesne dopasowanie wielu pozycji. Wystarczy zaznaczyć kilka wierszy faktury oraz odpowiadające im wiersze zamówień zakupu i wykonać operację zbiorczo, co znacząco przyspiesza pracę.
Warto zwrócić uwagę na jedno istotne zachowanie systemu – jeśli wiersz projektu faktury nie ma przypisanego produktu lub zawiera inną cenę niż zamówienie zakupu, po dopasowaniu dane na fakturze zostają nadpisane danymi z wiersza PO (produkt, cena, ilość).
Po takim uzgodnieniu na pozycji faktury w kolumnie Zamówienie zakupu pojawia się numer uzgodnionego PO.
Dopasowanie z poziomu zamówienia zakupu
Funkcja działa również w drugą stronę. Na zamówieniu zakupu dostępny jest przycisk Dopasowywanie rachunku, który pozwala powiązać wiersz projektu faktury zakupu z wierszem zamówienia – bez konieczności przechodzenia na fakturę.
Dodawanie pozycji faktury do zamówienia zakupu
Jeśli faktura zawiera pozycję, której nie ma na zamówieniu zakupu (np. koszty wysyłki), istnieje możliwość dodania tego wiersza bezpośrednio do PO jako zaliczkę. Opcja ta jest dostępna w widoku dopasowania poprzez przycisk Dodaj do ZZ.
Po wybraniu danego zamówienia zakupu i kliknięciu Dodaj zaliczkę pozycja pojawia się na zamówieniu zakupu i zostaje uzgodniona z fakturą (wartość PO nie zmienia się).
Jeśli wiersz faktury zawiera już przypisany produkt (a nie jedynie etykietę), pojawia się dodatkowa opcja – przycisk Dodaj produkty. Umożliwia on dodanie produktu bezpośrednio do zamówienia zakupu jako osobnej pozycji (a nie zaliczki). Przydaje się w sytuacji, gdy np. produkt został domówiony telefonicznie i nie znalazł się na pierwotnym zamówieniu.
Po kliknięciu przycisku nowa pozycja pojawia się na zamówieniu zakupu i zostaje uzgodniona z wierszem faktury, a wartość zamówienia zostaje zaktualizowana. Dodatkowo jeśli dodany produkt jest produktem rejestrowanym (o typie towar z zaznaczoną opcją śledź magazyn) to system automatycznie tworzy nowy, oczekujący dokument magazynowy przyjęcia towaru.
Dopasowanie zakupu w Odoo (od wersji 18) – jak powiązać fakturę zakupu z zamówieniem?