Zmiana w Odoo – płatności bez zapisów księgowych

Od wersji 18 Odoo wprowadzono istotną zmianę w obsłudze płatności – płatność nie zawsze tworzy już zapis księgowy. Zapis powstaje tylko wtedy, gdy na dzienniku bankowym (w zakładkach Incoming/Outgoing Payments) ustawione są konta zaległych wpływów i nieuzgodnionych płatności. Usunięto także domyślne konta, które wcześniej definiowano w ustawieniach firmy.

Dla odświeżenia hostorii - do wersji 13 Odoo zapis księgowy do płatności był tworzony, ale do czasu uzgodnienia z bankiem nie był zaksiegowany (naszym zdaniem tamto rozwiązanie też było dobre, a może i lepsze pod kątem analiz typu cash forecast. 

Cel zmiany

• Według Odoo zarządzanie płatnościami powinno być traktowane jako proces dodatkowy, wspomagający księgowość i nie powinno automatycznie generować zapisów księgowych.
  
  
• Rejestrowanie płatności na fakturach służy głównie zapobieganiu podwójnym płatnościom tej samej faktury oraz przygotowaniu paczek płatności. W praktyce jednak wiele płatności jest anulowanych, odrzucanych lub usuwanych z powodu błędów, takich jak niewystarczające środki na koncie.
  
  
• Zmiany mają na celu uproszczenie uzgodnień bankowych. Transakcję z wyciągu bankowego należy teraz uzgadniać bezpośrednio z fakturą, a nie z zapisem księgowym płatności, jak to było wcześniej. W sytuacji kiedy transakcji bankowej nie można od razu uzgodnić z dokumentem, można ją przypisać do konta partnera i dopasować później, co zmniejsza ryzyko błędów i upraszcza cały proces. Wcześniej procedura była bardziej złożona i często wymagane było uzgodnienie w ramach kont zaległych wpływów/nieuzgodnionych płatności lub bezpośrednio z partnerem.
  
  
• Dotychczas zapisy księgowe generowane przez płatności mogły zaśmiecać salda klientów i dostawców, utrudniając interpretację danych. Zamiast widzieć tylko wpisy związane z fakturami i rzeczywistymi transakcjami bankowymi, użytkownicy często widzieli dodatkowe zapisy płatności. Wprowadzona zmiana poprawia czytelność raportów i umożliwia łatwiejsze monitorowanie faktycznych przepływów środków.
  
  
• Istotna jest przede wszystkim data księgowania transakcji w banku, a nie sama data rejestracji płatności.

Szczegóły zmian

• Wprowadzono nowe statusy płatności:

In Process (dawniej Posted) – oznacza zatwierdzoną płatność,

Paid – zastąpił wcześniej istniejący checkbox Matched, który dotyczył uzgodnienia z transakcją bankową, które  nie jest już możliwe,

Canceled – użytkownik rezygnuje z tej płatności,

Rejected – płatność została odrzucona przez dostawcę płatności (np. brak środków, błędne dane).

• Gdy faktura jest w pełni uzgodniona z transakcją bankową, powiązane płatności zmieniają status na Paid. W przyszłości mają pojawić się dodatkowe mechanizmy, aby uniknąć utrzymywania oczekujących płatności jako In Process.
  
  
• Płatności bez zapisów księgowych nie są uwzględniane w kwocie zapłaconej na fakturze, ale informacje o oczekujących płatnościach będą w przyszłości dodawane do raportów faktur i follow-upów. Na fakturach i płatnościach dodano odnośniki ułatwiające szybkie przejście między powiązanymi płatnościami i fakturami.

• Na fakturze dodano przycisk (Un)Block Payment, który pozwala zablokować rejestrację płatności w razie potrzeby.

• Usunięto funkcję Internal Transfers – obecnie takie przepływy należy rozliczać w trakcie procesu uzgadniania wyciągu bankowego, poprzez uzgodnienie ich na właściwe konto w zakładce Operacje ręczne.

Nowa funkcja powinna też rozwiązać następujące problemy:

• Tworzenie cząstkowych różnic kursowych (pomiędzy fakturą a płatnością i wyciągiem), ten problem opisywaliśmy tutaj.
  
  
• Brak danych na potwierdzeniu sald generowanym z datą wsteczną, po zmianie saldo nie uwzględnia zarejestrowanej płatności bez zapisu księgowego.
  
  
• Dotychczas w raporcie wiekowania rozrachunków nie były uwzględniane faktury powiązane z płatnościami. Po wprowadzonej zmianie faktury znikają z raportu dopiero w momencie ich uzgodnienia z transakcją bankową.