Zamknięcie roku finansowego w Odoo

Zamknięcie roku finansowego w Odoo może się różnić od procedur stosowanych w innych programach księgowych. Dlatego warto znać różnice i konkretne kroki, które należy wykonać, by prawidłowo zakończyć rok w systemie. Poniżej przedstawiamy listę specyficznych dla Odoo czynności do wykonania wraz z wyjaśnieniem, jak działa mechanizm zamykania roku w Odoo i na co szczególnie zwrócić uwagę.

1. Na koniec roku nie zamykamy kont wynikowych (przychody i koszty) na konto wyniku finansowego. Program pokaże nam salda tych kont w każdym roku jako naliczane od zera.

2. Wynik finansowy roku poprzedniego trafia automatycznie na konto typu „zarobki bieżącego roku” – Odoo przypisuje temu kontu szczególną rolę. Konto to nie bierze udziału w tworzeniu bilansu, ale zbiera obroty kont wynikowych z lat ubiegłych.

W pierwszym dniu nowego roku należy więc ręcznie przeksięgować saldo z tego konta na konto rozliczenia wyników z lat ubiegłych. W ten sposób suma sald kont wynikowych na koniec roku ubiegłego pojawia się w bilansie na początku roku nowego. Zysk lub strata pozostaje na koncie rozliczenia wyników z lat ubiegłych do czasu podjęcia decyzji udziałowców o rozliczeniu tego wyniku. W zależności od decyzji zysk może być przeznaczony na dywidendę lub kapitał zapasowy, a strata do pokrycia z przyszłych zysków w kolejnych latach.

3. W programie nie ma "okresu zerowego" ani "okresu trzynastego", w którym zapisywany jest BZ czy BO. Salda kont BZ starego roku są od razu saldami BO na początek kolejnego roku.

4. W Odoo w księgowości tzw. anglosaskiej (do wersji 18 Odoo) prowadzone jest konto rozliczenia sprzedaży. Na to konto trafiają operacje magazynowe wydania towarów i produktów do sprzedaży, a faktury sprzedaży zabierają ich wartość dalej na konto kosztu własnego sprzedaży. Trzeba więc sprawdzić, czy saldo tego konta jest zerowe, czyli czy wszystkie wydania z magazynu zostały sparowane z fakturami sprzedaży, które ich dotyczą.

5. Ponieważ w Odoo nie stosujemy pełnego kręgu kosztowego i kont zespołu "5", warto poświęcić uwagę na sprawdzenie i dopisanie do kont zespołu "4" tych transakcji materiałowych, które z konta magazynu przeniosły wartość materiałów wprost na konto rozliczenia produkcji. Podobnie jest z niematerialnymi czy pośrednimi kosztami produkcji, księgowanymi na kontach zespołu „4”, i jeżeli ujęto je w kalkulacji wartości produktu to poprzez konto rozliczenia kosztów trzeba przeksięgować na konto rozliczenia produkcji.

6. Operacje POS księgowane są zbiorczo w dniu zamknięcia sesji sprzedaży. Warto upewnić się, czy sesję zamknięto w ostatnim dniu roku lub miesiąca, i ewentualnie przeksięgować korekty do transakcji, które miały miejsce w kończącym się roku jeśli sesję zamknięto później.

7. Używanie kont pozabilansowych dla zespołu "9" jest nieco utrudnione, dlatego często dla tych kont używa się typów bilansowych np. bieżące aktywa. Konta te nie biorą udziału w tworzeniu sprawozdań finansowych, ale biorą udział w księgowaniach, i to często równolegle ze "zwykłymi" kontami. Warto więc sprawdzić, czy salda tej grupy kont razem wzajemnie się zerują, i uniknąć kłopotu z niezbilansowaniem sald i wyników z całej reszty "normalnych" kont.

8. Funkcja "Data blokady" pozwala zamykać okresy finansowe zarówno w sposób tymczasowy, pozwalający księgowym na późniejsze dokonywanie zmian (kolumna lewa), jak i w sposób ostateczny (kolumna prawa).

Tymczasowych zamknięć poszczególnych miesięcy warto też używać w trakcie roku, by uchronić się przed modyfikacją sald w zamkniętych okresach przez zmianę lub dopisywanie z opóźnieniem dokumentów przez pracowników z innych działów.

9. W zależności od przyjętej polityki rachunkowości, konieczne może być ręczne wyliczenie i zaksięgowanie różnic kursowych na kontach bankowych, z uwagi na brak w systemie automatycznego rozchodu waluty według metody FIFO. Obowiązek ten nie dotyczy użytkowników naszego modułu, o którym więcej piszemy tutaj. tutaj.

​10. Na koniec roku należy sprawdzić i zaksięgować wycenę bilansową aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych:

11. Reklasyfikacja rozliczeń międzyokresowych – w ciągu roku rozliczenia międzyokresowe czynne księgowane są zwykle na jednym, wspólnym koncie. Na koniec roku należy przeanalizować ich strukturę i podzielić kwoty na część krótko- oraz długoterminową. Dzięki temu dane zostaną prawidłowo wykazane w sprawozdaniu finansowym.

12. Analiza rozrachunków z odbiorcami, dostawcami i instytucjami publicznymi – na etapie zamknięcia roku warto przeanalizować wszystkie konta rozrachunkowe, zwłaszcza te o charakterze aktywno-pasywnym. Celem jest ich prawidłowe zaprezentowanie w sprawozdaniu finansowym.