Standardowa numeracja w Odoo
Numeracja faktur w Odoo powstaje automatycznie w momencie wprowadzenia pierwszej faktury do danego dziennika księgowego. System domyślnie generuje jej numer w formacie: KOD/rok/numer, gdzie KOD to skrót przypisany do dziennika, rok oznacza bieżący rok kalendarzowy, a numer to kolejne wartości rosnące, zaczynające się od 00001. Taka sekwencja automatycznie odnawia się co roku. Poniżej przedstawiono przykład dziennika z przypisanym kodem oraz odpowiadającą mu domyślną numerację faktury.
Format numeracji można jednak zmodyfikować. Aby to zrobić, należy utworzyć pierwszą fakturę w danym dzienniku. Domyślnie system podpowie numer, ale można go zastąpić własnym – wystarczy ręcznie wpisać inną wartość, tu np. dla pierwszej faktury lipcowej:
Po tej czynności Odoo wyświetli informację o wykrytym schemacie numeracji, który zostanie zastosowany do wszystkich przyszłych faktur w tym dzienniku. Na przykład, jeśli w numerze pojawi się oznaczenie miesiąca, system automatycznie ustawi miesięczną częstotliwość numeracji zamiast rocznej. Poniżej przykład komunikatu systemowego po wprowadzeniu innego numeru.
Pomocna może być również opcja Resekwencji, która pozwala na zmianę numerów już zatwierdzonych faktur. Może to być szczególnie przydatne, gdy zapomniano wcześniej ustawić własny schemat numeracji i dokumenty zostały utworzone z domyślnym numerem. Więcej o funkcji resekwencji można przeczytać tutaj.
Moduł OCA - Account Move Number Sequence
Standardowy mechanizm Odoo nie jest jednak w pełni elastyczny i może nie poradzić sobie z bardziej złożonymi formatami numeracji. Przykładowo w poniższym przypadku system błędnie rozpoznaje strukturę numeru – nieprawidłowo odczytuje rok i numer kolejny, a w efekcie nie pozwala na zatwierdzenie takiej faktury.
W takich sytuacjach pomocny może okazać się moduł OCA, który dodaje dodatkowe pola na dzienniku księgowym, umożliwiając konfigurację schematu numeracji dla faktur, a także osobnego schematu dla korekt, gdy jest to konieczne.
Numerację można łatwo dostosować, korzystając z dołączonej legendy zmiennych. Funkcja ta sprawnie obsługuje niestandardowe schematy, umożliwiając tworzenie elastycznych i precyzyjnie dopasowanych sekwencji. Poniżej znajduje się przykład konfiguracji numeracji odpowiadającej wcześniej przedstawionemu niestandardowemu schematowi. System pozwala teraz na poprawne rozpoznanie i bezproblemowe zatwierdzenie takiego dokumentu.
Dodatkowo moduł OCA pozwala na ustawienie numeru początkowego dla faktur w danym okresie, co bywa szczególnie przydatne przy migracji z innego systemu – gdy chcemy kontynuować dotychczasową numerację, zamiast rozpoczynać ją od 1.
Ustawienie numeracji przed rozpoczęciem fakturowania
Jeśli chcemy przygotować numerację z wyprzedzeniem, jeszcze przed rozpoczęciem faktycznego korzystania z systemu, np. z uwagi na dużą liczbę dzienników i chęć uniknięcia pomyłek przy starcie fakturowania, mamy zasadniczo dwie możliwości.
W przypadku zainstalowanego modułu OCA nie stanowi to problemu, wystarczy wcześniej skonfigurować odpowiednie schematy numeracji na poziomie każdego dziennika.
Jeśli jednak zdecydowaliśmy się na korzystanie ze standardowego mechanizmu Odoo, proponujemy posłużyć się pewnym obejściem. Dla każdego dziennika można w poprzedzającym okresie utworzyć pierwszą, techniczną fakturę, przypisać jej datę oraz numer i pozostawić ją w wersji roboczej. Celem tego jest zdefiniowanie schematu numeracji, który system automatycznie zastosuje przy kolejnych, rzeczywistych fakturach. Następnie, gdy faktyczna faktura zostanie już wystawiona i zatwierdzona, techniczny dokument można bezpiecznie usunąć.
Numeracja faktur w Odoo