W momencie rozpoczęcia prowadzenia pełnej księgowości w Odoo konieczne jest odpowiednie przygotowanie bilansu otwarcia. Celem jest rozpoczęcie pracy w Odoo z poprawnym stanem kont, rozrachunków i magazynu – tak, aby od wskazanej daty ewidencja w systemie była w pełni zgodna z księgami rachunkowymi. Jeżeli do tej pory w Odoo prowadzone były jakieś zapisy księgowe (próbne, fragmentaryczne), to trzeba usunąć ich skutki przed wprowadzeniem bilansu otwarcia, tak by ich obroty i salda nie nakładały się na siebie.
W zależności od potrzeb można zastosować dwa podejścia:
1. Użycie funkcji progu
fakturowania
Ustawienie progu fakturowania powoduje anulowanie wszystkich zapisów księgowych (np. faktur, płatności, księgowań magazynowych) do określonej daty włącznie. Zapisy pozostają w systemie, ale w stanie anulowanym, dzięki czemu nie są brane pod uwagę w bieżących raportach księgowych.
Po ustawieniu progu należy wprowadzić bilans otwarcia – obejmujący m.in. stany kont księgi głównej, rozrachunków oraz magazynu.
W tym podejściu pewnym utrudnieniem może być wystawianie korekt do faktur sprzed progu fakturowania. Aby to zrobić, trzeba tymczasowo przywrócić fakturę (usunąć anulowanie), wystawić korektę, a następnie ponownie ją anulować. Podobnie jest z korektami raportów VAT zawierających takie anulowane transakcje.
2. Przeksięgowanie wszystkich zapisów na konto techniczne
Alternatywnym rozwiązaniem jest przeksięgowanie wszystkich zapisów z poprzedniego okresu na jedno konto techniczne, np. 999 – Konto bilansu otwarcia, włącznie z rozliczeniem (zamknięciem) ich rozrachunków.
Podejście to jest jednak bardziej czasochłonne i wymaga większego nakładu pracy, dlatego w większości przypadków rekomendujemy zastosowanie pierwszego rozwiązania – progu fakturowania.
Przygotowanie ksiąg do do rozpoczęcia prowadzenia księgowości w Odoo